گروه باید صرف نظر از هدف طرح پایش بودجه ابزارهای مورد نیاز طرحش را یافته یا آن را تولید کند. در این میان نظرسنجی از اجتماع روشی بسیار خوب برای درک خواسته‌ها و نیازهای اعضای اجتماع است.
برخی گروه‌ها در خلال طرح پایش بودجه فرم‌های پایشی را تهیه می‌کنند تا شهروندان در جلسات بودجه آن را پر کنند. برخی نیز از فرم مصاحبه و پرسش‌نامه برای گردآوری اطلاعات در زمینه موضوعات مرتبط با بودجه که برای شهروند اولویت دارد و کسب دیدگاهش در رابطه با کیفیت ارائه خدمات استفاده می‌کنند. از این اطلاعات برای پیشبرد پایش و یا ترویج بودجه استفاده می‌شود. برخی هم از جداول سرمایه‌گذاری برای ردگیری صرف هزینه پروژه‌های عمومی و ارائه خدمات استفاده می‌کنند. (برای اطلاعات بیشتر پیرامون ابزارها و اسنادی که در پروژه‌های پایش بودجه‌تان کاربرد دارد به «پایش روند سیاسی: ابزارها و تکنیک‌هایی برای کنشگران ، بودجه‌ریزی مشارکتی / پایش بودجه / ابزارهای ردگیری صرف هزینه‌ها» ، صفحه. ۲۱-۴۳ رجوع کنید)
نظرسنجی از اجتماع
نظرسنجی پرسش‌های مشخصی را می‌پرسد و اغلب شامل پاسخ‌هایی کوتاه است. نظرسنجی لازم نیست خیلی رسمی و پیچیده باشد تا بتواند درکی ارزشمند ارائه دهد. هر چند که می‌توان نظرسنجی را به صورت آنلاین انجام داد یا از طریق پست فرستاد تا افراد فرم را پر کنند، در بیشتر مواقع مؤثرترین راه برای انجام نظرسنجی مصاحبه حضوری است. بدین ترتیب پرسش‌گر می‌تواند با پاسخ‌دهنده ارتباطی رو در رو برقرار کند. نظرسنجی برای کسب اطلاعات کمی مانند عدد مفیدتر از اطلاعات کیفی مانند روایت فرد است.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد چگونگی انجام نظرسنجی از اجتماع دوره آموزش نبض-ایران تحت عنوان «پایش ارائه خدمات عمومی: چه طور می‌توان دولت را تشویق به مسئولیت‌پذیری کرد» را بردارید.
همزمان با تهیه طرح پایش باید روش‌های مختلفی که می‌خواهید در عمل از اطلاعات استفاده کنید را نیز در نظر بگیرید.
- آیا هدفتان افزایش آگاهی عمومی است یا به دنبال مدرکی هستید که بتوان از آن در کارزار ترویج بودجه استفاده کرد؟
- از آن جا که طرحتان احتمالاً شامل اقدامات مختلفی است اگر از ابتدا به این اقدامات فکر کنید این به شما کمک می‌کند تا ابزارهایی مناسب برای گردآوری داده تهیه کنید. بدین ترتیب دقیقاً داده‌ای به دست می‌آورید که مورد نیاز اقداماتتان است.
در این بخش منابع، نمونه ای از این نوع ابزارها و همچنین نمونه‌هایی از نحوه تبدیل این ابزارها به عمل ارائه شده است. از آن جا که هر طرحی برای پایش بودجه منحصر به فرد است، ابزار و محتوا را نیز باید متناسب با مشخصات کشور و پروژه خاص تنظیم کنید. برای تهیه ابزارهایتان از نمونه‌های این جا و دیگر منابع به عنوان راهنما استفاده کنید.
بخش منابع - یک: تهیه ابزار و توسعه پروژه
اگر سازمانتان به این جمع‌بندی رسیده که پایش بودجه روشی مناسب برای پیشبرد کار است، مطالب و منابع متنوع و مفیدی وجود دارد که به طور مشخص به پایش بودجه می‌پردازند و برای مطالعه توصیه می‌شوند. پروژه بودجه بین‌المللی «راهنمای برنامه‌ریزی برای تأثیر فوق‌العاده عالی» را تهیه کرده است. این راهنما سازمان را قدم به قدم با روند تهیه برنامه‌ای آشنا می‌کند که بیان‌گر توالی تغییراتی است که می‌خواهید در طول کار ایجاد شود. اگر سازمانتان می‌خواهد پروژه پایش بودجه راه بیاندازد این منبع می‌تواند در طراحی و برپایی پروژه‌ای موفق به شما کمک کند.
بسته به پروژه ابزارهای مختلفی وجود دارد که می‌توانید برای جمع‌آوری و سازمان‌دهی داده از آن استفاده کنید. این‌جا می‌توانید نمونه‌ای از فرم پرسش‌نامه که توسط مؤسسه دموکراتیک ملی تهیه شده است را پیدا کنید. کتابخانه منابع «مشارکت‌های بودجه بین‌المللی» نیز ابزارهای دیگری را برای گردآوری داده معرفی کرده است. نمونه‌های خاص را می توان در «راهنمای کار بودجه برای سازمان‌های مردم‌نهاد» یافت. این منبع شرحی جامع از اصول اساسی کار بودجه را با مثال‌هایی از منابع مفید و بهترین روش‌ها ارائه می‌دهد.
بخش منابع دو: گزارش و منابع جامع پایش بودجه
هنگام برنامه‌ریزی و طراحی طرح پایش بودجه بهتر است انواع موارد عملیاتیمورد عملیاتی شامل رویداد، وظیفه یا فعالیتی است که در طرح پروژه مستند شده باشد. که پروژه‌تان تولید می‌کند را مرور کنید. گزارش گروه‌های دیگر را نیز مطالعه کنید. این به خصوص هنگام تصحیح طرح مفید است. منابعی که این‌جا آورده شده‌اند تنها نمونه‌ای است از خروار. با این حال از نظر یافته‌ها، سهولت استفاده، بهترین روش‌ها و تنوع مطالعات موردی و موضوعات مورد بحث از بهترین نمونه‌ها هستند.
- کتابخانه مشارکت بودجه بین‌المللی منبع اصلی پایش بودجه است. برخی منابع دست اول آن برای تازه‌کاران پایش بودجه عبارتند از:
- راهنمای شفافیت در گزارش بودجه دولت: چگونه جامعه مدنی می‌تواند از گزارش بودجه برای تحقیق و ترویج استفاده کند. این راهنما اطلاعاتی اساسی ارائه می‌کند در مورد این که سازمان‌های جامعه مدنی چه طور می‌توانند، یا تا حالا توانسته‌اند، از هشت گزارش کلیدی بودجه‌ای كه دولت باید در طول روند بودجه منتشر کند برای تحقیق و ترویج استفاده کنند.
- پول ما ، مسئولیت ما: راهنمای شهروندی برای پایش هزینه‌های دولتی. این راهنما روند اجرای بودجه دولت را مرور کرده، ابزارهای کاربردی و آزمایش شده‌ای را ارائه می‌کند که سازمان‌های جامعه مدنی به کمک آن می‌توانند هزینه‌های دولت را پایش کنند.
- جایی در میز مذاکره: ترویج شفافیت بودجه در کشورهای «غیرشفاف». مشارکت بودجه بین المللی (IBP) و همکارانش در جوامع مدنی ۱۰ کشور با شفافیت محدود در سپتامبر سال ۲۰۱۱ طرحی را برای افزایش اطلاعات بودجه قابل دسترس برای عموم به راه انداختند. این یادداشت تجربه همکاران طرح را مستند کرده است.
- ممیزی اجتماعی به مثابه ابزاری برای پایش بودجه. این گزارش عناصر اصلی ممیزی اجتماعی در هند را شرح می‌دهد و درس‌هایی از تبادل آموخته‌ها میان سازمان‌های همکار آی‌بی‌پی از هند، کنیا، موزامبیک، کامبوج و اندونزی را با هم تلفیق کرده است. این گزارش بخشی از مجموعه «از هم دیگر یاد بگیریم» است که بر پایه مقاله «ممیزی اجتماعی: تغییر الگوی تصمیم‌گیری در مورد بودجه» با ویوک رامکومار و سومیا کیدامبی تهیه شده است.
- راهنمای برنامه‌ریزی با تأثیر خیلی عالی. این راهنما سازمان جامعه مدنی را گام به گام در طول روند تهیه برنامه‌ای هدایت می‌کند که بیان‌گر توالی تغییراتی باشد که می‌خواهد طی کارشان ایجاد شود.
- راهنمای کار بودجه برای سمن‌ها. این راهنما شرحی جامع از اصول اساسی کار بودجه را در کنار نمونه‌هایی از منابع مفید و بهترین روش‌ها ارائه می‌دهد.
- ممیزی اجتماعی در کنیا. این منبع به فعالیت‌های یک سازمان جامعه مدنی به نام «مسلمانان برای حقوق بشر»می‌پردازد که در مومباسای کنیا مستقر است و نشان می‌دهد که شفافیت بودجه چه نقش مهمی در بهبود پاسخگویی دارد. در ضمن کارهای «مسلمانان برای حقوق بشر» نشان می‌دهد که تعاملی عمومی در روند بودجه چه طور می‌تواند نظارت را تقویت کرده، منجر به بهبود ارائه خدمات عمومی شود. از طرف دیگر تأثیرگذاری «مسلمانان برای حقوق بشر» به دلیل عدم وجود قانون آزادی اطلاعات در کنیا و دیگر چالش‌های شفافیت در این کشور، محدود است.
- مؤسسه دموکراتیک ملی نزدیک به ۲۰ سال است که از جنبه‌های مختلف در زمینه پایش روندهای سیاسی با گروه‌های جامعه مدنی محلی در سراسر جهان کار می‌کند. این مؤسسه برخی از تجربیات جهانی و آموخته‌ها را در مجموعه‌ای شامل مطالعات موردی، ابزارهای نمونه و ملاحظات اصلی گرد آورده است:
- مؤسسه دیده‌بان درآمد مدیریت موثر، شفاف و پاسخگوی منابع نفت، گاز و مواد معدنی را تشویق می‌کند. این مؤسسه در سال ۲۰۱۲ میلادی گزارشی درباره مدیریت نفت و گاز ایران منتشر کرد. این گزارش نشان می‌دهد که چه طور از داده بانک مرکزی و منابع دیگر می‌توان برای تجزیه و تحلیل استفاده کرد.
- تاکتیک های جدید در حقوق بشر برنامه‌ای آموزشی است که برای افرادی که به دنبال پیشبرد حقوق بشر هستند منابعی را در زمینه استراتژی و تاکتیک ارائه می‌کند. این منابع به جای پرداختن به مسئله، منطقه جغرافیایی یا گروه مخاطبی خاص، حول تحلیل راه‌حل‌هایی بالقوه تنظیم شده‌اند. این به کنشگر امکان می‌دهد عناصر منحصر به فرد وضعیتی که در آن قرار دارد را به وضوح تشخیص دهد و به دنبال روش‌هایی باشد که در جاهای دیگر جواب داده و آن را در منطقه یا موضوعی متفاوت اعمال کند. این روش همچنین می‌تواند توانایی کنشگر را در ترکیب تاکتیک‌های متنوع برای ایجاد استراتژی‌های پیچیده افزایش دهد.
- خلاصه آنلاین جلسه‌ای مجازی درباره نحوه استفاده از بودجه برای پایش.
- استفاده از بودجه دولت به عنوان ابزاری برای پایش: واحد بودجه کودکان در آفریقای جنوبی. واحد بودجه کودکان آیداسا در آفریقای جنوبی از تحلیل بودجه برای پایش تعهدات قانونی، وعده‌ها و میزان پیشرفت دولت در پیشبرد حقوق اقتصادی-اجتماعی ویژه کودک استفاده کرده است. واحد بودجه کودکان از طریق بررسی تخصیص بودجه دولت، صرف اعتبارات، هزینه‌ها و نحوه اجرا، برنامه‌های دولت را ارزیابی و پایش می‌کند.