گام نخست در آغاز هر پروژه کارت گزارش شهروندی تعریف اعلامیه منظور از پروژه است. این باید بر اساس اطلاعاتی که هنگام تحقیق (که در درس دو به آن اشاره شد) به دست آورده‌اید بنا شود. بسیار مهم است تا آن‌چه می‌خواهید به آن دست یابید را به روشنی بیان کنید. در غیر این‌صورت ممکن است اطلاعاتی جمع کنید که به پروژه ربطی نداشته باشد.
از پرسش‌های زیر به عنوان راهنمای کارتان استفاده کنید:
- چه خدماتی را می‌خواهید بررسی کنید؟
- آیا خط مشی یا برنامه خاص دولتی است که بخواهید ارزیابی کنید؟
- در اجتماعتان چه کسی در مورد خدمات مورد نظرتان اطلاع دارد یا از آن تأثیر می‌گیرد؟ حتما گروه‌هایی که به طور سنتی در حاشیه قرار می‌گیرند را نیز در نظر بگیرید.
- چه طور می‌خواهید از این اطلاعات استفاده کنید؟
- چه نو اطلاعاتی باید گردآوری کنید؟
- کدام جنبه‌‌ها از ارائه خدمات برایتان مهم است (مهیا بودن، دسترسی، کیفیت خدمات، اتفاقات و رسیدگی به آن، تعامل با کارکنان و غیره)؟
موقع تعیین اهداف، خدمات یا خط مشیی را در نظر بگیرید که به طور مستقیم بر زندگی مردم تاثیر داشته باشد. وقتی اهداف پروژه پایشتان به روشنی مشخص شد، در صورت امکان به ملاقات ارائه دهنده آن خدمات بروید. اگر از همان اول کار به ملاقاتشان بروید پروژه پایش لحن هم‌کاری به خود می‌گیرد. روند کارت گزارش شهروندی را به طور کلی برای ارائه‌دهنده خدمات شرح دهید. آن‌ها را در جریان آن‌چه می‌خواهید ارزیابی کنید قرار دهید و نظرشان را در مورد عقایدتان جویا شوید. این جلسه هم‌چنین فرصتی است تا در مورد پیشینه موضوع از خدمات‌دهنده اطلاعاتی کسب کنید که شاید برای تهیه پرسش‌نامه مفید باشد. در ضمن شاید آن‌ها از طرح یا خط مشی دیگری نیز با خبر باشند که ممکن است بر ارائه خدمات تأثیر بگذارد.
اطلاعات بیشتر در مورد انجام نظرسنجی را می‌توانید در اینجا پیدا کنید. (به زبان انگلیسی)
به یاد داشته باشید
هنگام تهیه کارت گزارش شهروندی حواستان به ابعاد و دامنه پروژه پایش باشد. برای مثال، سعی کنید در محدوده معینی باقی بمانید (مثلاً محدوده اجتماع یا محله‌تان). در ضمن سعی نکنید به همه خدمات موجود هم‌زمان رسیدگی کنید. گاه وقتی بر یکی از خدمات تمرکز می‌کنید دیگر خدمات نیز در اثر آن بهبود می‌یابند. در نهایت شرایطتان و خدماتی می‌خواهید پایش کنید را در نظر داشته باشید. فراموش نکنید، تشخیص اینکه انجام پروژه پایش برایتان دردسر‌آفرین است یا خیر برعهده خودتان است.