پیام‌های خوب دارای چند صفت مشترک هستند: روشن و واضح‌اند، بنابراین باعث سردرگمی مخاطب نمی‌شوند؛ مختصر و مفید هستند، به همین دلیل مخاطب آن‌ها را به سرعت درک می‌کند؛ خلاقانه هستند، پس به خاطر سپرده می‌شوند؛ و در نهایت این‌که قانع کننده هستند تا علایق مخاطب را تحریک کنند.
تکنیک‌هایی که هنگام پردازش پیام باید در نظر داشته باشید عبارتند از:
- پیام‌های قوی تولید کنید. پیام را به گونه‌ای تنظیم کنید که کوتاه، راستگو و مرتبط با نگرش‌ها و دغدغه‌های مخاطب باشد و با قلب و ضمیر او سخن بگوید. پیام را در طول تلاش مدنی خود بارها و بارها و بارها تکرار کنید.
- در پیام خود بر اصول اساسی و اهدافی که دارید تاکید کنید. نیازی نیست که در پیام به تک تک هدف‌ها یا علل بروز مشکلی که قصد طرح آن را دارید اشاره کنید. بلکه پیام بایستی کوتاه و متمرکز باشد. عناصر اساسی فعالیت مدنی که نمی‌توانید بر سر آن مصالحه کنید کدام هستند؟
- پیام باید کوتاه و مختصر باشد. از نقطه گذاری تاکیدی در ابتدای هر اصل استفاده کرده و فرمت ساده‌ای را برای نوشتن انتخاب کنید. هرچه خواندن پیام راحت‌تر باشد، احتمال خوانده شدن آن بیش‌تر است.
- محتوای پیام باید مثل روز روشن باشد. هیچ امکانی برای تفسیر پیام باقی نگذارید. از امکان معرفی کردن خودتان استفاده کنید، در غیر این صورت دیگران شما را تعریف می‌کنند که ممکن است تعریف چندان مثبتی نباشد.
- برای پشتیبانی از پیام خود از حقایق استفاده کنید و دلیل بیاورید. بیش‌تر مخاطبان با مشاهده حقایق قانع می‌شوند. حقایقی را بیابید که از استدلال‌های خاص شما پشتیبانی می‌کند و نوعی حس فوریت در حل مسئله ایجاد می‌کند.
- مزایای دست‌یابی به هدف را شرح دهید. روی منافع تمرکز کنید، اما هم‌چنین هزینه‌ها را هم بشناسید. هدف شما چگونه به رشد کشور یا جامعه محلی می‌انجامد؟ چه تاثیر مثبتی در زندگی روزمره مخاطب دارد؟ ارتباط میان مشکل خود و دیگر مشکلات اساسی و مهم را شناسایی کنید. برای مثال، "ایجاد فرصت‌های بیش‌تر برای رفتن کودکان به مهد کودک، تضمین کننده موفقیت بهتر ایشان در مدرسه و کسب مهارت مورد نیاز برای یک اقتصاد مدرن در زمان پیوستن به نیروی کار است."
- از نمونه‌های "زندگی واقعی" مثال بزنید. اگر برای مخاطب مثالی از یک وضعیت واقعی در زندگی بزنید که بتواند خود را به آن وابسته بداند، احتمال این‌که به پیام شما واکنش نشان بدهد را افزایش داده‌اید. روایتی در مورد این‌که چگونه یک گروه محلی تبدیل به نیروی محرکی برای آوردن مشاغل جدید به جامعه شما شد، به دیگر گروه‌های محلی کمک می‌کند تا بر ناامنی و تردید در زمینه توانایی ایجاد تغییر غلبه کنند. یک حکایت شخصی کوتاه یا بیان یک تجربه، ضمن ارائه دلایل غیرقابل تردید، در مخاطب ایجاد علاقه می‌کند. تجربه کسی را نمی‌توان تکذیب کرد. روایت‌ها باید کوتاه بوده و مناسبت داشته باشد. برای مثال، "نرخ بیکاری ۱۱/۲ درصدی در ایران، چیزی فراتر از آمار است. این رقم نمادی از وجود میلیون‌ها نفر مانند رضا است که تحصیلات دانشگاهی دارد و تلاش هر روزه‌اش، پیدا کردن شغلی مناسب و معقول و تامین غذا برای خانواده است."
- پیام مخالفان را بررسی کنید و برای آن یک استراتژی مقابله تعیین کنید. پرداختن به برخی برنامه‌ها و خدمات، اغلب به عنوان نوعی رقابت با برنامه دیگر گروه‌ها تلقی و برداشت می‌شود. ممکن است نخواهید در پیام خود، مستقیماً به استدلال حریف اشاره کنید، اما در عین حال باید آماده پاسخ‌گویی به اتهامات و تصحیح خطاهای بدیهی آن‌ها در پاسخ خود باشید. امری که منجر به گسترش پیام شما می‌شود. این‌که چگونه پیام شما به مشارکت همگان در همکاری برای بهبود کیفیت و عملکرد جامعه، کسب و کار، مدارس و غیره می‌انجامد را نشان دهید. برای نمونه، اگر به مثال رودخانه آلوده برگردیم، در صورتی که مخالفان شما از بالا بودن هزینه کار سخن گفتند، استراتژی مقابله شما می‌تواند این باشد که نشان دهید با صرفه‌جویی در هزینه‌های بهداشت و درمان طی پنج سال، مخارج اولیه نصب تجهیزات پیشگیری از آلودگی جبران خواهد شد.