برگرفته از «دیدار با قانون‌گذاران: مبانی جلسه موثر» " منتشر شده در bolderadvocacy.org (به زبان انگلیسی).
به یاد داشته باشید
بخشی از فرآیند پایش شامل دیدار با مقامات و نمایندگان دولت است. به این دلیل مهم است هنگام انتخاب نوع خدماتی که قصد پایشش را دارید دقت کنید زیرا ممکن است مقامات دولتی به آن واکنش منفی نشان دهند. یادتان باشد که قضاوت درباره این که آیا پروژه پایش ممکن است برایتان دردسر ایجاد کند یا شما را به خطر بیاندازد برعهده خودتان است.
راهی دیگر برای جمع‌آوری اطلاعات از منابع دولتی برگزاری جلسه با مقاماتی است که مسئول موضوعی هستند که شما پیگیری می‌کنید. در نتیجه برقراری ارتباط با این مسئولان ممکن است سودمند باشد. پس از آشنایی با مقامات کلیدی ممکن است ببینید که آن‌ها: ۱) می‌توانند در مورد موضوع مورد نظرتان تصمیم‌گیری کنند، ۲) می‌توانند در مورد سوابق موضوع داده و اطلاعات در اختیارتان قرار دهند و ۳) اگر با هدف و منظور پروژه پایشتان آشنا شوند احتمال کمتری دارد که در کارتان مانع‌تراشی کنند.
ابتدا باید بررسی کنید که کدام شعبه در زمینه موضوعی که می‌خواهید پایش کنید اختیار دارد. برای شروع می‌توانید با عضوی از شورای شهر یا روستایتان یا یکی از مقام‌های محلی در وزارتخانه مربوطه تماس بگیرید.
شاید نگران باشید که آیا این مقام محلی حاضر خواهد شد با شما ملاقات کند. احتمالا سر این افراد خیلی شلوغ است و ممکن است خیلی وقت نداشته باشند. اما یادتان باشد که با تحقیقاتی که برای تعیین نیاز و اولویت‌های اجتماعتان انجام داده‌اید و با اشتیاقی که برای ایجاد تغییرات مثبت دارید در اجتماعتان فردی معتبر به حساب می‌آیید که اطلاعاتی با ارزش در دست دارید. مقامات دولتی مسئول ارائه خدماتی کارآمد هستند و شما اطلاعاتی دارید که می‌تواند به آن‌ها کمک کند. اگر در نتیجه فعالیت شما کیفیت خدمات بهبود پیدا کند اعتبار آن‌ها نیز بالا خواهد رفت.
از دفتر مقام دولتی مسئول یا مقام دیگری که صاحب اختیار است درخواست ملاقات کنید تا پروژه پایشتان را برای او شرح داده، اطلاعاتی که در مورد مسئله مورد نظرتان گرد آورده‌اید را در اختیار او قرار دهید. حتما این موضوع را روشن کنید که قصد شما مقابله با آنان نیست، بلکه می‌خواهید به شیوه‌ای سازنده به حل مسئله کمک کنید.
نکاتی پیرامون برنامه‌ریزی برای ملاقات با مقامات دولتی و نحوه انجام ملاقات:
 |
آماده‌سازی | مطالبی موجز و جالب برای توزیع میان شرکت‌کنندگان همراهتان بیاورید. برای این کار تنها در یک برگ کاغذ توضیح دهید شما که هستید و چه کار می‌کنید. مطالب طولانی‌تر را نگه دارید تا وقتی از شما بپرسند یا در جلسات آتی مطرح کنید. |
|
برنامه‌ریزی جلسه | چند نفر که دیدگاه‌هایی متفاوت در مورد مسئله دارند را همراهتان ببرید. مثلاً مادری که نمی‌تواند توجه مسئولان مدرسه را به مشکل فرزندش جلب کند یا عضوی از هیئت علمی دانشکده. اما تعداد زیادی را دعوت نکنید. بیش از ۳ یا ۴ نفر کار را برای دریافت اطلاعات مفید در زمانی کوتاه مشکل می‌کند. |
|
زمان‌بندی | سی دقیقه وقت بخواهید. زودتر به محل جلسه بروید و کمی منتظر بمانید. تا حدی که مزاحم کارشان نشوید با کارمندان خوش و بش کنید. سعی کنید افراد کلیدی بدانند شما که هستید و آن‌جا چه می‌کنید. |
|
کمی تحقیق کنید | درباره مسئولی که ملاقات می‌کنید کمی تحقیق کنید. آیا به سوابق تصمیمات و رأی‌هایی که در شورا یا مجلس داده دسترسی دارید؟ آیا وبسایت شخصی یا حساب شبکه‌های اجتماعی دارد؟ همیشه مهم است که مخاطبتان را از پیش بشناسید. |
|
از تسهیل‌گر استفاده کنید | شخصی را به‌عنوان تسهیل‌گر جلسه تعیین کنید تا او گروه را معرفی کرده، هدف از برگزاری جلسه را شرح دهد. نمونه شروعی خوب: «می‌خواهیم بدانیم چه کار می‌توانیم بکنیم تا به منبع اطلاعات برایتان تبدیل شویم.» |
|
از آن‌ها بشنوید | بعد از آن که مسئله و کار پایشی که برنامه‌ریزی کرده‌اید را شرح دادید، جلسه را بر شنیدن حرف‌های مسئول متمرکز کنید. این کار ساده‌ای نیست. برای شروع به جای این که بپرسید: «آیا سؤالی دارید؟» بهتر است بپرسید: «اولویت‌های شما در این مورد چیست؟» هرچه او بیشتر صحبت کند شما بهتر پی می‌برید کجا با او هم نظر هستید و کجا اختلاف نظر دارید. |
|
کمک بخواهید | از او بخواهید تا از پروژه پایشتان حمایت کند و بپرسید که آیا او می‌تواند همراهان احتمالی یا منابع داده و اطلاعات دیگری را به شما معرفی کند. در ضمن می‌توانید از او نظرش را در مورد موانع پیش روی ارائه مناسب خدمات و این که چه بخش‌هایی از دولت در زمینه مسئله مورد نظرتان اختیار دارند بپرسید. |
|
گام‌های بعدی را مشخص کنید | پیش از پایان جلسه از او در مورد گام بعدی مشخصی تعهد بگیرید. برای مثال، ارائه اطلاعات، برگزاری جلسه‌ای دیگر، دعوت از او برای شرکت در جلسه‌ای رو در رو با اعضای محله یا اجتماع حین اجرای پروژه پایش یا تعهد دیگری مشابه این. |
|
پیش از ترک محل | از مسئول مورد نظر بپرسید بهترین راه تماس با او چیست: ایمیل، تلفن، پیامک و غیره. |
پس از پایان جلسه، همچنان پیگیر کار باشید. از انجام تعهدات اطمینان حاصل کنید، نامه تشکری بنویسید، نتایج بدست آمده از جلسه را برای پیگیری‌های بعدی ذخیره کنید و راهی پیدا کنید که بتوانید با مسئول مربوطه هر چه راحت‌تر و غیررسمی‌تر در تماس باشید. سعی کنید برایش منبعی مفید باشید و جلسه را تنها گامی نخست در ایجاد رابطه با او در نظر بگیرید.