دو هدف اصلی از برگزاری جلسه اجتماع عبارتند از: ۱) شناسایی منابعی که قرار بوده به خدمات‌دهنده اختصاص داده شود (ما این را «ورودی» می‌خوانیم) در مقایسه با منابعی که در عمل به او اختصاص داده شده است. ۲) ارزیابی عمل‌کرد خدمات‌دهنده.
جلسه اجتماع شماره ۱: مستندسازی نحوه اختصاص منابع به ارائه خدمات
هدف از برگزاری این جلسه کمک به اجتماع برای مستندسازی کیفیت استفاده از منابع توسط خدمات‌دهنده است. این کار را با اتکاء به آمار رسمی، شواهد فیزیکی، مشاهدات و نقل قول‌ها انجام دهید. اطلاعاتی هم که طی فاز تحقیق پروژه جمع‌آوری کرده بودید را آماده کرده با خود به جلسه ببرید.
باید تا حد امکان در مورد بخش خدماتی‌ای که می‌خواهید پایش کنید اطلاعات داشته باشید. این اطلاعات را طوری آماده کنید که به سادگی قابل فهم بوده، بتوان برای دسترسی عموم عرضه کرد. چنین اطلاعاتی شامل موارد زیر است:
- تخصیص بودجه
- گزارش‌های مالی و حسابرسی شامل جزئیات واقعی هزینه‌کردها
- موجودی دارائی‌های فیزیکی و سرمایه‌ای
- جزئیات قوانین و خط مشی‌های مربوط به حقوق شهروند (برای مثال خط مشی‌های مربوط به آموزش یا درمان)
- اطلاعات مربوط به پیمانکاران، شامل مبالغ پرداخت شده و نظام قراردادها
هنگام نخستین جلسه اجتماع:
-
برای شرکت‌کنندگان حقوقشان را شرح دهید تا بتوانند چیزی که استحقاق دریافتش را دارند را با خدماتی که در عمل دریافت می‌کنند مقایسه کنند. برای نمونه آیا طبق اسناد رسمی باید هر مرکز درمانی در محله دارای نوع و کیفیت مشخصی از وسایل پزشکی باشد؟
-
شرکت‌کنندگان را به گروه بحث تقسیم کنید. بسته به این‌که کدام ترکیب مشوق گفتگویی موثرتر است افراد را طبق معیارهای جمعیتی (سن و جنسیت) یا نوع خدمات (دانشجو، معلم، والدین) تقسیم‌بندی کنید. برای ایجاد بحثی خوب سعی کنید هر گروه بین ۱۰ تا ۱۵ نفر باشد.
-
از شرکت‌کنندگان بخواهید تا شاخص‌هایی را برای تخصیص ورودی‌ها پیشنهاد دهند (چیزهایی همچون تعداد کتاب درسی موجود، تعداد داروی موجود، منابع تدارکات پروژه‌های دولتی). هدف این است که شاخص مقایسه‌ای برای مغایرت بین حق مردم و آن‌چه در عمل می‌گیرد یا بین آن‌چه در بودجه تعیین شده و آن چه در عمل انجام می‌شود تعیین شود.
-
گفتگو بین شرکت‌کنندگان را تسهیل کنید. سر این موضوع بحث کنید که چه چیزی قرار بوده مهیا شود (حقوقی که در اسناد قانونی به آن اشاره شده) و چه چیز در عمل مهیا شده است (تجربه یا مشاهده عملی شرکت‌کنندگان). در صورت امکان با سند یا نقل قول پشتیبانی کنید. برای تسهیل مقایسه شاخص‌ها را در جدولی کنار هم قرار دهید.
شاخص‌های ورودی که در یکی از اجتماعات کشور هند استفاده شد. برگرفته از صفحه ۲۸: «راهنمای عملیاتی اجرای فرآیند کارت امتیاز اجتماع» (به زبان انگلیسی)
