ردگیری صرف هزینه‌ها یعنی گروه پایش‌گر تخصیص منابع دولت، هزینه‌ها و پروژه‌هایی که از بودجه عمومی تغذیه می‌شوند را پایش کند تا مطمئن شود که اعتبارات بودجه به طور صحیح و مؤثر مصرف می‌شود. این فعالیت در مرحله‌های اجرا و نظارت در چرخه بودجه اتفاق می‌افتد.
حتی اگر فعالیت‌های پایش بودجه و ترویج گروه‌های شهروندی منجر به این شود که اولویت‌های مردم در بودجه محلی گنجانده شود باز هم بین اعتباراتی که در بودجه به این پروژه‌ها اختصاص یافته و بودجه‌ای که در عمل در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد فاصله وجود دارد. گرچه دلایل متعددی برای این موضوع می‌تواند وجود داشته باشد اما در اکثر موارد عامل آن فساد است. از این رو طرح ردگیری هزینه‌ها می‌تواند به کاهش فساد محلی کمک کرده، اطمینان حاصل کند که بودجه تخصیص یافته به شیوه مقرر هزینه می‌شود.
طرح ردگیری صرف هزینه‌ها را می‌توان در مراحل اجرا و نظارت بر بودجه انجام داد. اما اغلب فعالیت‌های ردگیری هزینه‌ها طی روند اجرای بودجه انجام می‌شود. گروه پایش‌گر می تواند نحوه صرف اعتبارات در پروژه‌ها و خدماتی که از بودجه دولت محلی تغذیه می‌شوند را در طول روند اجرای بودجه مستند کند. هنگامی که اعتبارات برای هزینه سازمان‌های محلی آزاد می‌شود گروه می‌تواند از اسناد بودجه دولت برای ردگیری هزینه‌ها استفاده کند.
برای نمونه از آن جا که سازمان‌های دولتی هزینه‌هایشان را از طریق لیست حقوق و دستمزد و روند تدارکات اعمال می‌کنند گروه پایش‌گر سوابق هزینه‌های محلی را ثبت کرده، روند مناقصات محلی را رصد می‌کند. این کار کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اعطای قراردادها بر اساس شایستگی است نه بر پایه روابط شخصی. همزمان با اجرای پروژه و انجام پرداخت‌ها هم گروه بر اجرای پروژه نظارت کرده، به کمک شهروندان ارائه خدمات را ارزیابی می‌کند تا از کیفیت آن مطمئن شود. حتی اگر قراردادی براساس تخصص و توانایی اعطا شود پیمانکار هم چنان ممکن است از مصالح نامرغوب استفاده کند و یا خدماتی ضعیف ارائه دهد.
الزامات مربوط به انتشار عمومی هزینه‌ها در ایران
قانون شفافیت و آزادی اطلاعات شوراها را ملزم می‌کند تا کلیه اطلاعات مربوط به تصویب، تخصیص بودجه، پروژه‌ها و مالیات و دستمزدها را به علنی منتشر کنند. اکثر شوراهای شهر و شهرداری‌ها این اطلاعات را در وب‌سایتشان منتشر می‌کنند. اگر نتوانستید آن را در وب‌سایت پیدا کنید برای درخواست اطلاعات با دفتر روابط عمومی شورای شهرتان تماس بگیرید. در ضمن شوراها موظفند رسانه‌ها را به همه جلسات علنی راه دهند.