در طول این روند گروه شهروندی به طور منظم بر اساس یافته‌های ردگیری هزینه‌ها گزارش تهیه می‌کند. این گزارش‌ها را می‌توان با سوابق هزینه‌های دولت محلی، گزارش‌ها و صورت مالی مقایسه کرد. حتی برخی گروه‌های شهروندی طی مرحله نظارت بر بودجه، بودجه محلی را حساب‌رسی می‌کنند تا مشخص شود که سوابق بودجه دولت چه قدر با مدارکشان هم‌خوان است. این یافته‌ها علاوه بر اطمینان از کیفیت و پاسخگویی پروژه‌ها و خدمات عمومی می‌تواند به کاهش فساد هم کمک کند. گروه می‌تواند آن را پایه‌ای برای کار با دولت محلی قرار دهد تا روند اجرای بودجه را بهبود بخشیده یا آگاهی شهروند از ناهم‌خوانی‌های موجود در هزینه‌ها را افزایش دهد.
بررسی موردی: تعامل مدنی برای ردگیری صرف هزینه‌ها در اندونزی
حتی زمانی که برای برنامه‌های حامی فقرا بودجه اختصاص داده می‌شود تضمینی نیست که به مستحقانی که قرار بود برسد یا با مشخصات قرارداد پروژه مطابقت داشته باشد. کارگروه‌هایی از سازمان‌های جامعه مدنی از طریق ردگیری صرف هزینه‌ها اجرای بودجه را پایش کردند تا از آن راه ارائه برنامه های حامی محرومان را ارتقاء دهند. این کارگروه‌ها از ابزارهای مختلفی برای ردگیری صرف هزینه‌ها استفاده کردند. از جمله نظرسنجی کاربر-محور، کارت گزارش شهروند و مشاهده مستقیم. یک بار کارگروهی طول جاده‌ای را شخصا اندازه گرفت تا مشخص شود که آیا طبق مشخصات مناقصه ساخته شده است یا خیر.
بررسی موردی: مالاوی - استفاده از ردگیری هزینه‌ها در ترویج و کارزارهای آگاهی‌رسانی عمومی
در سال ۱۹۹۴ مالاوی اولین انتخابات رقابتی چند حزبیش را برگزار کرد که پس از ۳۰ سال به حکومت «ریاست‌جمهوری مادام‌العمر» هیستینگ باندا پایان داد. کشور در پاسخ به انتظارات زیاد برای احیای حقوق شهروندی انتقال به سوی مردم‌سالاری چند حزبی را آغاز کرد. در ابتدای کار و با کاهش محدودیت بر آزادی‌های سیاسی و مدنی سازمان‌های جامعه مدنی شکوفا شدند و احزاب مخالف هم شروع کردند به به چالش کشیدن قدرت حزب حاکم. با این حال دستاوردها در جامعه مدنی و حقوق سیاسی به معنای بهبود شرایط زندگی روزمره اکثر مالاویایی‌ها نبود. علاوه بر آن دولت و پارلمان به سازمان‌های مردم‌نهاد که سازمان‌هایی ضعیف و پراکنده بودند مشکوک بود. تا سال ۲۰۰۱ میلادی هنوز جامعه مدنی نتوانسته بود نقشش را در مطالبه مسئولیت‌پذیری دولت به طور کامل بر عهده بگیرد.
برای رسیدگی به این مشکلات آژانس‌های اهدا کننده بین‌المللی از سازمان‌های جامعه مدنی محلی و مجلس به طور یکسان حمایت کردند تا روابط قوی‌تری میانشان برقرار کرده برای توسعه شیوه‌های حاکمیت مسئولیت‌پذیر و فراگیر تلاش کنند. سازمان‌های جامعه مدنی از طریق برنامه «دموکراسی مسئولیت‌پذیر در مالاوی» با ایجاد طرح‌هایی در سطح ملی که تصمیم‌گیران دولتی را هدف قرار می‌داد شبکه‌هایی از سازمان‌های مسئله-محور مشابه ایجاد کردند.
در طول این پروژه بیش از ۸۰ سازمان به شبکه‌ها پیوستند تا در کنار بررسی کیفیت کالا و خدمات عمومی صرف هزینه‌های دولت را در مورد موضوعاتی که برایشان از همه مهم‌تر بود ردگیری کنند. این شبکه‌ها از طریق پروژه‌هایشان در کمیته بودجه و دارائی مجلس در مورد عمل‌کرد دولت در بخش‌های اصلی بودجه و برنامه‌های استراتژی کاهش فقر - از جمله بهداشت، آموزش و کشاورزی شهادت دادند. یافته‌های سازمان‌های جامعه مدنی بر اساس اطلاعات جمع آوری شده از طریق فعالیت‌های دیگیری هزینه‌ها در گزارش نهایی کمیته به پارلمان گنجانده شد.
شبکه‌های سازمان‌های مردم‌نهاد در مالاوی هنوز هم از داده پایش برای ترویج و آگاهی‌رسانی استفاده می‌کنند. از جمله برخی از نتایج تلاش‌هایشان می‌توان از این موارد نام برد:
- کارزار گروه ویژه سرزمین برای افزایش میزان اطلاعات و نقطه‌نظرات دریافتی از شهروندان و جامعه مدنی در لایحه پیشنهادی زمین منجر شد دانش شهروندان در زمینه خط مشی‌های مرتبط با زمین [مالکیت و کاربری] افزایش یابد، مجموعه ای از مسائل اولویت‌دار مرتبط با زمین توسط شهروندان شناسایی شد، شهروندان از کارزار ترویج حمایت کردند و دیالوگی میان نمایندگان مجلس، رهبران مدنی و شهروندان در مورد مسائل زمین شکل گرفت.
- فعالیت‌های فدراسیون سازمان‌های معلولین در مالاوی برای افزایش سطح آگاهی عمومی منجر به تصویب اولین خط مشی معلولیت در این کشور شد.
- گروه ویژه سازمان مردم‌نهاد شبکه هماهنگی جنسیت در زمینه قانون خشونت خانگی با موفقیت توانست تصویب قانون خشونت خانگی را ترویج کند.